Sağlık turizminde satış, yerel klinikteki satıştan farklı bir iştir. Hasta sizi hiç görmemiştir, aynı anda başka ülkelerdeki kliniklere de yazmaktadır ve kararını bir telefon ekranında, WhatsApp yazışmasıyla verir. Sağlık turizmi CRM'i, bu sürecin tamamını tek bir yerde tutmak için vardır: reklamdan gelen ilk mesajdan, kapora ve havalimanında karşılamaya kadar.
DentClosers ekibi tarafından yazılmıştır. Bu rehber özellikle diş klinikleri için yazıldı; saç ekimi ve estetik cerrahi süreçleri farklı ihtiyaçlar taşır.
Sağlık turizmi CRM'i ne yapar?
Genel bir CRM satış fırsatlarını takip eder. Sağlık turizmi CRM'i ise bir hastanın yolculuğunu takip eder:
- Hasta adayının gelişi. Meta ve TikTok reklam formları, web formları ve WhatsApp mesajları otomatik olarak kayda dönüşür, mükerrer kayıtlar engellenir.
- İlk yanıt. Hasta aynı anda birkaç kliniğe yazdığı için ilk faydalı yanıt büyük avantajdır. Atama otomatik olmalı, koordinatör anında bildirim almalı.
- Teşhis ve teklif. Hastanın gönderdiği fotoğraf ve röntgen üzerinden hekim teşhis koyar, seçenekli bir tedavi planı hazırlanır.
- Plan sunumu. PDF yerine hastanın kendi dilinde, fiyatları ve seçenekleri net bir plan sayfası. Hasta internetten onaylar.
- Kapora ve seyahat. Kapora alındığında uçuş, otel, transfer ve tercüman planlanır.
- Tedavi ve sonrası. Ziyaretler, ödemeler, kontrol randevuları ve memnun hastadan yorum isteği.
Bu adımlardan biri sistem dışında kalırsa (çoğunlukla WhatsApp yazışmaları ya da seyahat planı), klinik o noktada görünürlüğü kaybeder.
Genel CRM neden zorlanır?
Zoho, Bitrix24 veya HubSpot gibi araçlar güçlüdür ama herhangi bir satışı takip etmek için tasarlanmıştır. Diş şeması, tedavi seçenekleri, marka bazlı implant fiyatı, çoklu para birimi ve seyahat lojistiği bu araçlarda özel alanlarla taklit edilir. Sonuçta kliniğin bir yöneticisi sürekli sistemi kurcalar, koordinatörler ise gerçek takibi yine sohbetlerde tutar. Ayrıntılı karşılaştırma için Zoho mu Bitrix mi yazımıza bakabilirsiniz.
Seçim yaparken kontrol listesi
- Diller: Arayüz Türkçe olmalı; hastaya giden plan ve mesajlar hastanın dilinde olmalı.
- WhatsApp: Resmi Business API ile kliniğin kendi numarası, ortak ekip kutusu, sohbetlerin hasta kaydına bağlanması.
- Para birimi: Euro, sterlin, dolar ve TL ile fiyatlandırma; ülkeye göre varsayılan fiyat listesi.
- Roller: Koordinatör, hekim, tercüman ve yönetici aynı sistemde ama yalnızca yetkili oldukları veriyi görmeli.
- Veri güvenliği: KVKK kapsamında veri işleme koşulları açık olmalı, yedekleme ve erişim kayıtları bulunmalı.
- Geçiş: Mevcut Excel, Zoho veya Bitrix verileriniz notlarıyla birlikte aktarılabilmeli.
- Fiyat modeli: Kullanıcı başına mı, hasta başına mı? Hasta başı komisyon, büyüdükçe en pahalı model olur.
Hangi rakamlara bakmalısınız?
Sağlık turizmi CRM'ini doğru kullanan klinik, haftalık olarak şu dört rakamı izler: ilk yanıt süresi, hasta adayından plana dönüş oranı, plan kabul oranı ve kanal başına geliş maliyeti. Bu rakamların neden geliri önceden haber verdiğini diş kliniği KPI'ları yazımızda anlattık. Türkiye pazarının güncel büyüklüğü için de Türkiye diş turizmi istatistikleri yazısına bakabilirsiniz.
DentClosers'ın yeri
DentClosers, uluslararası hasta alan diş klinikleri için kuruldu: diş kliniği CRM'i, WhatsApp ekip kutusu, diş şeması üzerinde tedavi planı, hastanın onayladığı plan sayfası, kapora ve seyahat lojistiği tek sistemde. Arayüz Türkçe dahil yedi dilde kullanılabilir. Bir muayenehane yönetim sistemi değildir; klinik kayıt programınızla yan yana çalışır.
Devam edin: yurt dışından hasta kazanmanın pazarlama tarafı yurtdışından hasta bulma yazısında, koordinatörün günlük işleyişi tedavi koordinatörü el kitabında.