عندما تنتقل عيادتكم من مخطط العلاج إلى DentClosers CRM الكامل، يمكنكم جلب مرضاكم وسجلّهم مباشرة من Zoho CRM دون ملفات تصدير. لا يقرأ مخطط العلاج أرقام الهواتف أو عناوين البريد من Zoho أبدًا؛ وهذا الاستيراد لمرة واحدة هو الاستثناء الوحيد، ولا يتم إلا بموافقتكم.
أولًا: وصول كامل في Zoho
يجب أن يرى DentClosers كل حقول Leads وContacts وDeals — بما فيها الحقول المخفية — حتى لا يضيع شيء.
- استخدام مستخدم في Zoho يرى ملفُّه كل الحقول (ملف Administrator يراها). لأي ملف آخر، إظهار الحقول المخفية في Zoho من Setup → Profiles → Field permissions.
- النقر على أعد ربط Zoho للاستيراد وتسجيل الدخول بذلك المستخدم. يتحقق DentClosers من صلاحيات الحقول فورًا ويعرض لكل وحدة الحقول التي ما زالت مخفية. بعد إصلاحها في Zoho، النقر على تحقق مرة أخرى حتى يظهر تأكيد الوصول الكامل.
الخطوة 1: طلب الترقية (مسؤول العيادة)
- الانتقال إلى الفوترة، ثم النقر على اطلب الترقية في بطاقة هل تحتاجون أيضًا إلى العملاء المحتملين والصفقات وواتساب؟.
- إدخال حجم الفريق ونظام CRM الحالي، ثم اختيار الاستيراد من Zoho الخاص بنا تحت مرضاك وعملاؤك المحتملون الحاليون.
- إكمال فحص الوصول الكامل أعلاه، وتحديد مربع الموافقة، ثم النقر على إرسال الطلب.
لا يتغير شيء الآن: يتواصل فريقنا معكم ويخطط الانتقال معكم وينقل حسابكم عندما يكون كل شيء جاهزًا.
الخطوة 2: تشغيل الاستيراد (بعد الانتقال)
فتح الإعدادات ← استيراد البيانات. تظهر لوحة الاستيراد مباشرة من Zoho لمسؤولي العيادة والمديرين ما دام ربط Zoho قائمًا.
- النقر على عرض ما سيتم استيراده لمعرفة عدد العملاء المحتملين وجهات الاتصال والصفقات والملاحظات.
- مطابقة كل حالة العميل في Zoho ← الحالة في DentClosers (الحالة غير المطابَقة تصل بوصفها New Lead)، وكل مرحلة الصفقة في Zoho ← المرحلة في DentClosers (المراحل غير المطابَقة تأخذ مرحلة افتراضية).
- مطابقة كل مستخدم Zoho ← مستخدم DentClosers. تُختار العناوين المتطابقة مسبقًا — يُفضَّل دعوة أعضاء الفريق الناقصين أولًا بالبريد نفسه المستخدم في Zoho لتحتفظ سجلاتهم بمسؤولها.
- اختيار الحالة لجهات اتصال Zoho، وإبقاء خيار استورد الملاحظات أيضًا… محددًا لجلب الملاحظات والاحتفاظ بكل حقول Zoho الأخرى كملاحظة على السجل.
- النقر على ابدأ الاستيراد. يعمل الاستيراد في الخلفية.
تكراره آمن والتراجع عنه سهل
تُطابَق السجلات بمعرّفها في Zoho، لذا فإن تشغيل الاستيراد مجددًا يحدّثها بدل تكرارها. وإذا توقف تشغيلٌ ما، يبقى ما تم استيراده — ويكفي تشغيله مجددًا للمتابعة. السجلات التي ليس لها رقم هاتف صالح تُحتسب غير مستوردة. يظهر كل تشغيل في سجل عمليات الاستيراد، حيث يحذف زر التراجع عن الاستيراد السجلات التي أنشأها ذلك التشغيل.