"Hasta takip programı" araması iki farklı ihtiyacı aynı kelimeyle anlatır. Bir klinik için bu, muayene kayıtları ve randevu defteri demektir. Başka bir klinik için ise ilk mesajdan kabul edilen tedavi planına kadar her hasta adayının kimde, hangi aşamada ve ne zaman aranacağını gösteren sistemdir. Doğru programı seçmenin ilk adımı, hangisini aradığınızı netleştirmektir.

DentClosers ekibi tarafından yazılmıştır. Biz ikinci türü yapıyoruz; aşağıda iki türü de dürüstçe anlatıyoruz.

İki tür hasta takibi

1. Klinik içi takip (muayenehane yönetimi). Hasta kartı, anamnez, yapılan işlemler, randevu takvimi, faturalama. Hasta kliniğe girdikten sonraki süreci yönetir. Bu alanın yazılımları klinik kayıt tutmakta güçlüdür.

2. Satış ve iletişim takibi (CRM). Reklamdan, Instagram'dan veya WhatsApp'tan gelen hasta adayının ilk dakikadan itibaren takibi: kim yanıt verdi, hangi teklif gönderildi, hasta "düşüneyim" dediğinde bir sonraki arama ne zaman. Hasta kliniğe gelmeden önceki süreci yönetir. Özellikle yurt dışından hasta alan kliniklerde gelirin büyük kısmı burada kazanılır ya da kaybedilir.

Çoğu klinik ikisini birlikte kullanır: biri klinik kaydı tutar, diğeri satışı kapatır. Sorun, ikinci işi birinci tür programla ya da Excel ve kişisel telefonlarla yapmaya çalışmaktır.

İyi bir hasta takip sisteminde olması gerekenler

Satış tarafındaki takip için şu listeyi kullanın:

  • Hasta adayları kendiliğinden gelmeli. Meta (Facebook ve Instagram) ve TikTok form reklamları doğrudan sisteme düşmeli; haftalık Excel dışa aktarımı kayıp demektir.
  • WhatsApp sistemin içinde olmalı. Kliniğin numarası ortak bir ekip kutusunda, her sohbet doğru hasta kaydına bağlı olmalı. Koordinatör ayrıldığında hastalar onunla birlikte gitmemeli.
  • Bir sonraki adım hiçbir zaman hafızaya kalmamalı. "Cevap vermedi" bir son değil; 2., 3. ve 5. deneme otomatik planlanmalı.
  • Tedavi planı aynı yerde olmalı. Diş şeması üzerinde teşhis, seçenekli fiyatlandırma (ör. Standart ve Premium implant markası) ve hastanın internetten onaylayabildiği bir plan sayfası.
  • Hastanın dilinde iletişim. Almanca, Arapça, İngilizce yazan hastaya kendi dilinde yanıt verilebilmeli.
  • Yönetici her şeyi görebilmeli. Kaynak bazlı dönüşüm, temsilci performansı, yanıt süresi.
  • KVKK. Hasta verisi işleyen her yazılımın veri işleme koşulları açık olmalı. Bizimkiler KVKK sayfamızda yayımlıdır.

Excel neden yetmiyor

Excel ücretsizdir ve herkes kullanmayı bilir. Maliyeti sessizce ortaya çıkar: kim aranmadı bilinmez, takip birinin hafızasına kalır, iki koordinatör aynı hastayı arar ya da kimse aramaz. En büyük risk de şudur: hastayla yapılan tüm pazarlık bir kişinin telefonundaki WhatsApp yazışmasındadır ve klinik onu göremez.

Kaybın neden bu kadar büyük olduğunu hasta adaylarının neden kaybedildiği yazımızda, ilk yanıt süresinin etkisini de speed to lead yazısında anlattık.

Program seçerken sorulacak 5 soru

  1. Reklam formundan gelen hasta adayı sisteme kaç saniyede düşüyor?
  2. WhatsApp resmi Business API ile mi bağlanıyor, yoksa telefona bağlı bir eklentiyle mi? (Resmi API, numaranın kapanma riskini azaltır.)
  3. Cevap vermeyen hasta için takip planı kendiliğinden oluşuyor mu?
  4. Mevcut verilerinizi (Excel, Zoho, Bitrix) notlarıyla birlikte içeri alabiliyor musunuz?
  5. Fiyat hasta başına mı, kullanıcı başına mı? Hasta başı komisyon, büyüdükçe pahalılaşır.

DentClosers bu işin neresinde?

DentClosers ikinci türdür: diş kliniği CRM'i. Hasta adayı toplama, WhatsApp ekip kutusu, diş şeması üzerinde tedavi planı, hastanın onayladığı plan sayfası, kapora ve yurt dışından gelen hasta için seyahat lojistiği aynı sistemdedir. Koordinatörler güne kendi iş listeleriyle başlar.

Bilerek bir muayenehane yönetim sistemi değildir: sigorta ve tam klinik kayıt yönetimi yapmaz, mevcut klinik programınızla yan yana çalışır. Fiyatlandırma kullanıcı başınadır; hasta başına komisyon yoktur.

Devam edin: genel CRM'lerle farkı Zoho mu Bitrix mi yazısında, seçenekleri karşılaştırmalı olarak en iyi dental CRM yazılımları yazısında bulabilirsiniz.